אירוע עסקי הוא מפגש שחברה מקיימת למטרה עסקית מוגדרת: כנס מקצועי, השקת מוצר, אירוע לקוחות או יום גיבוש לעובדים. תכנון אירוע עסקי מתחיל בהגדרת המטרה ומספר המשתתפים, ממשיך לבחירת מקום, תאריך ותוכן, ונסגר בלוח זמנים מפורט ובאחראי לכל נושא. כך כל החלטה בהמשך נגזרת מהמטרה.
בקצרה:
- המטרה קודמת לכל: היא קובעת את הקהל, את התוכן ואת התקציב.
- את המקום סוגרים ראשון, כי הוא קובע את מספר המשתתפים, את הציוד ואת סוג הפעילות.
- בתקופות שיא, בקיץ ובסוף השנה, כדאי לשריין אטרקציות מרכזיות לפחות 3 חודשים מראש.
- לוח זמנים מפורט ואחראי לכל נושא (קבלת פנים, טכנולוגיה, כיבוד) מונעים תקלות ביום האירוע.
אירועים עסקיים: סוגים ומטרות
אירועים עסקיים נחלקים לפי הקהל שהם פונים אליו: לקוחות ושותפים, או עובדי החברה. סוג האירוע קובע את התוכן, את המקום ואת התקציב, ולכן מגדירים אותו לפני כל החלטה אחרת.
- כנס מקצועי: הרצאות, פאנלים ומצגות לקהל מקצועי או ללקוחות. המטרה היא להעביר ידע ולחזק את המעמד של החברה בתחום שלה.
- השקת מוצר: הצגה של מוצר או שירות חדש ללקוחות ולשותפים. התוכן נבנה סביב המוצר, והמקום צריך לאפשר הדגמה שלו.
- אירוע לקוחות: מפגש לחיזוק הקשר עם לקוחות קיימים או לגיוס לקוחות חדשים, לרוב ערב עם תוכן קצר ופעילות משותפת.
- יום גיבוש או ערב חברה: אירוע לעובדים שמטרתו לחבר בין הצוותים, להעלות את המורל ולהכיר בהישגים. באירוע כזה הפעילות המשותפת היא העיקר.
- כנס סיום שנה ויום בריאות: אירועים פנימיים שחוזרים בלוח השנה של הארגון ומשלבים תוכן, כיבוד ופעילות לכל העובדים. דוגמה לאירוע כזה היא יום בריאות לעובדים בארגון.
אפשר לשלב כמה מטרות באירוע אחד, למשל כנס מקצועי שמסתיים בפעילות גיבוש, אבל מטרה מרכזית אחת מקצרת את כל ההחלטות שאחריה: מי מוזמן, כמה זמן נמשך האירוע ואיזו פעילות מתאימה לו.
תכנון אירוע עסקי מוצלח: התחלה ברגל ימין
תכנון אירוע עסקי הוא משימה מורכבת הדורשת הקפדה על הפרטים הקטנים, בחירה נכונה של המיקום, בניית תוכן מותאם לקהל היעד וניהול לוגיסטי מוקפד. המטרה העיקרית היא ליצור חוויה בלתי נשכחת שתשאיר חותם ותשפר את המוניטין של העסק.
הגדרת מטרות האירוע
לפני שמתחילים לתכנן, חשוב להגדיר באופן ברור את המטרות. האם האירוע מיועד להשקת מוצר חדש? לחיזוק קשרים עם לקוחות קיימים? או אולי לגיוס לקוחות חדשים? הבנת המטרות תכתיב את אופי האירוע ותעזור בתכנון כל שלב.
בחירת המיקום המושלם
המיקום הוא אחד הגורמים המשמעותיים ביותר שישפיעו על הצלחת האירוע. הקפידו לבחור מקום נגיש, מעוצב, ומותאם לאופי המשתתפים. לדוגמה, כנסים טכנולוגיים עשויים להתאים למתחמים מודרניים, בעוד אירועי רשתות חברתיות עשויים להתאים לאולמות מעוצבים בסגנון ייחודי.
טיפים לבחירת מיקום:
- בדקו האם המתחם כולל את כל הציוד הדרוש (מערכת סאונד, תאורה, מסכים).
- ודאו שהמקום נגיש לתחבורה ציבורית ומציע חניה מספקת.
- קחו בחשבון את כמות המשתתפים והימנעו ממקומות קטנים או גדולים מדי.
יצירת תוכן בעל ערך
תוכן האירוע הוא מה שיגרום למשתתפים להרגיש שהזמן שהשקיעו היה שווה. זה יכול לכלול מצגות מרתקות, נאומים מקצועיים, פאנלים בהשתתפות מומחים, או פעילויות אינטראקטיביות.
רעיונות לתוכן מצליח:
- מצגת ויזואלית שתציג את מטרות העסק בצורה מושכת.
- סדנה מעשית המעניקה ערך מוסף למשתתפים.
- הזמנת אורח מיוחד שימשוך את תשומת הלב ויוסיף יוקרה לאירוע.
דאגה לניהול לוגיסטי ללא דופי
ניהול לוגיסטי נכון הוא מה שמבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה. הרכבת צוות מתואם שידאג לכל הפרטים הקטנים – החל מקבלת פנים ועד סיום האירוע – היא קריטית.
עקרונות בניהול לוגיסטי:
- יצירת לוח זמנים מפורט לכל שלב באירוע.
- מינוי אחראים לנושאים מרכזיים (קבלת פנים, טכנולוגיה, כיבוד).
- ודאו שכל משתתף מקבל את המידע הדרוש מראש (שעה, כתובת, קוד לבוש).
שימת לב לפרטים הקטנים
בין אם מדובר בבחירת צבע המפות שעל השולחנות, בתפריט הכיבוד, או ביצירת מזכרות אישיות למשתתפים, הפרטים הקטנים הם מה שהופך את האירוע למיוחד באמת.
רעיונות ליצירת רושם באמצעות פרטים קטנים:
- הוספת לוגו החברה לכל חומרי הדפוס או הדיגיטל באירוע.
- שימוש במוזיקת רקע המותאמת לאופי האירוע.
- הצעת מזכרות ייחודיות שמייצגות את המותג.
מדידת הצלחת האירוע
לאחר סיום האירוע, חשוב לבצע סיכום ולבדוק האם המטרות הושגו. ניתן לשלוח סקר שביעות רצון למשתתפים, לבדוק את כמות הפניות החדשות לעסק, או לנתח את ההשפעה ברשתות החברתיות.
תכנון אירוע בזמן קצר: סדר העבודה כשהזמן לחוץ
תכנון אירוע בזמן קצר אפשרי כשמחליטים מהר על שלושה דברים: מטרה, מספר משתתפים ומקום. כל שאר ההחלטות נגזרות מהם. זה הסדר שכדאי לעבוד לפיו כשאין הרבה זמן:
- מטרה אחת ברורה – השקת מוצר, חיזוק הקשר עם לקוחות או ערב לעובדים. מטרה אחת מקצרת את כל ההחלטות שבאות אחריה.
- מקום ותאריך – המקום קובע את מספר המשתתפים, את הציוד ואת סוג הפעילות, ולכן סוגרים אותו ראשון. כדאי לבדוק נגישות, חניה וציוד קיים (סאונד, תאורה, מסכים) כדי לחסוך הזמנות נוספות.
- מעט ספקים – כל ספק נוסף הוא עוד תיאום. עדיף לבחור פעילות שמגיעה עם הציוד ועם הצוות שמפעיל אותה, כמו רעיונות לאטרקציות באירוע חברה.
- לוח זמנים ואחראים – לוח זמנים מפורט לכל שלב, אחראי לכל נושא מרכזי (קבלת פנים, טכנולוגיה, כיבוד), והודעה מסודרת למשתתפים עם שעה, כתובת וקוד לבוש.
כשאין זמן לנהל את כל הספקים לבד, פרואקטיב מלווה חברות מהרעיון ועד הביצוע, כולל ניהול ספקים ולוגיסטיקה, בכנסים, בימי גיבוש ובאירועי חברה. אם האירוע הוא יום שלם לעובדים, השלבים מפורטים במדריך לתכנון יום גיבוש לעובדים.
הפעלות ואטרקציות לאירועים עסקיים
הפעלה לאירוע עסקי נבחרת לפי שלושה דברים: מספר המשתתפים, המקום ומטרת האירוע. בכנס או באירוע לקוחות מתאימה פעילות קצרה שמשתלבת בין חלקי התוכן, וביום גיבוש הפעילות היא מרכז היום.
אחרי שמסגרת האירוע סגורה, השלב הבא הוא בחירת התוכן עצמו. ריכזנו את מגוון האטרקציות לאירועים שניתן לשלב באירוע עסקי, לפי גודל הקבוצה ואופי האירוע.
- פתרונות אינטראקטיביים: חידון דיגיטלי על מסך גדול שכל משתתף משחק בו מהטלפון שלו, עד 500 משתתפים בו-זמנית, חדרי בריחה ניידים לצוותים של 4-8 אנשים ואתגרי צוות בשטח דרך אפליקציה. את השאלות והמשימות אפשר להתאים לנושאי הארגון. הפירוט בעמוד משחקים אינטראקטיביים לאירועים.
- עמדות בריאות וכיבוד פעיל: אופני שייק, שבהם המשתתפים מדוושים ומכינים לעצמם שייק פירות, ובר פירות לאירועים.
- פעילות תנועה לצוותים: באבל בול ואולימפיאדת ספורט ומשחקים בתחנות, שמתאימות לכל גיל ולכל רמת כושר.
משחק אינטראקטיבי נמשך בפורמט המינימלי שעה עד שעה וחצי, ויום גיבוש מלא נמשך 3-6 שעות עם כמה תחנות לאורך היום. כך אפשר להתאים את ההפעלה גם לכנס של כמה שעות וגם ליום שלם לעובדים.
שאלות נפוצות על תכנון אירוע עסקי
מה זה אירוע עסקי?
אירוע עסקי הוא מפגש שחברה מקיימת למטרה עסקית מוגדרת, ללקוחות, לשותפים או לעובדים. הסוגים הנפוצים הם כנסים מקצועיים, השקות מוצר, אירועי לקוחות, ימי גיבוש וכנסי סיום שנה.
מאיפה מתחילים בתכנון אירוע עסקי?
מהמטרה. אחריה מחליטים על מספר המשתתפים ועל המקום, כי המקום קובע את הציוד ואת סוג הפעילות. רק אז בוחרים תוכן, ספקים ולוח זמנים.
כמה זמן מראש כדאי לתכנן אירוע חברה?
בתקופות שיא, בקיץ ובסוף השנה, הביקוש לאטרקציות עולה, ולכן כדאי לשריין את האטרקציות המרכזיות לפחות 3 חודשים מראש. כשהזמן קצר, עובדים לפי הסדר: מטרה, מקום ותאריך, מעט ספקים ולוח זמנים.
איפה אפשר לקיים את האירוע?
במשרדי החברה, במועדון, במסעדה, בגן אירועים או בפארק סמוך, בתנאי שהמקום מתאים לקונספט, למספר המשתתפים ולתקציב. המקום הוא לרוב החלק הגדול בתקציב, ולכן אירוע בתוך הארגון משאיר יותר תקציב לתוכן.
אילו הפעלות מתאימות לאירועים עסקיים?
משחקים אינטראקטיביים כמו חידון דיגיטלי בטלפון לעד 500 משתתפים או חדר בריחה נייד, ואטרקציות כמו אופני שייק, בר פירות ובאבל בול. בוחרים לפי גודל הקבוצה, המקום ומטרת האירוע.
למה להיעזר בחברת הפקה לאירוע חברה?
לחברת הפקה יש ציוד ומאגר ספקים, והיא מתאמת ביניהם ומחזיקה תוכנית גיבוי למצבים לא צפויים. כך מי שמארגן את האירוע בחברה ממשיך לעבוד כרגיל. פרואקטיב מלווה חברות מהרעיון ועד הביצוע, כולל ניהול ספקים ולוגיסטיקה. תשובות נוספות בעמוד שאלות נפוצות על הפקת אירועי חברה ואירועים עסקיים.